この記事では書類の保管に関しての管理方法について紹介しています。
しっかりとした管理方法で保管すれば探す手間を省くことができます。
領収書や保証書、説明書や契約書など家庭でも多くの大切な書類を保管していますよね。
でもその書類が必要になった時、どこに保管をしたかすぐに分かるようになっていますか？
結局、探したけれども見つからなかったなんて方も多いのではないでしょうか。
こんな事にならないように普段からしっかりと管理することが大切なのです。
書類の管理は整理と整頓が基本
書類の管理は整理と整頓が基本になります。
整理や整頓などはこちらの記事「一流企業でも徹底する「5S」を家庭にも取り入れるその効果とは？」で詳しく紹介しています。
整理とは
整理とは「必要な物と不要な物を分け、不要な物を処分する」ことです。
すでに廃棄してしまった家電の取扱説明書はありませんか？
契約期間の過ぎてしまった契約書はありませんか？
不要になった書類は処分してスッキリさせましょう。
整頓とは
整頓とは「誰が見ても必要なものがどこにあるのかがわかり、すぐに取り出せる状態にしておく」ことです。
また、取り出したものは元の場所に戻すということも整頓の一環になります。
書類を取り出したら元の場所へ戻すということも忘れないようにしましょう。
具体的な書類の管理法
ここからは領収書を例として具体的にどのようにすると管理がしやすくなるのかを説明していきます。
1. 領収書だけをまとめます。
2. 家電の領収書などは保証書と一緒に封筒の中に入れておくと管理がしやすいです。
3. 保管する入れ物を用意します。
4. 家電の領収書・税金の領収証など分かりやすく名前を付けて保管します。
5. 入れ物にも何が入っているのかを明記しておきます。
これだけで非常に管理がしやすくなるのです。
書類を管理するためのおすすめアイテム
ここからはおすすめのアイテムを紹介します。
実際に私が書類の管理に使っているものです。画像付きで分かりやすく紹介していますので参考にしてみてください。
・セクションファイル（ファイルの中に仕切りがあり分類できる）
100均でも手に入れることができます。
サイズは長形3号の封筒が入るものとA4サイズが入るものがあると便利です。
・テプラまたはインデックスシール
テプラがあると何がどこにあるのかキレイに明記できるので非常に便利です。
ですが、ちょっと値段が高いので手書きにはなってしまいますがインデックスシールでも代用ができます。
インデックスシールも100均で手に入ります。
セクションファイル画像
何も入れていない状態です。
テプラでタグを作り、書類を入れた状態です。
セクションファイルを収納しても見える場所にテプラで貼っておくと管理が楽！
私が使っているテプラはパソコンに接続して使うタイプを使っています。
フォントやサイズ変更の自由度が高く重宝しています。
テプラに関しての記事は「テプラ」を使うならパソコン接続専用を使うのがおすすめ！その訳はでも紹介しています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
以前の私も「そういえばあの書類ってどこに保管したかな？」なんて探しまくっていました。
でもこの管理方法で保管するようになってからはほとんどと言って良いほど探す手間が省けています。
「あれっ！あの書類はどこにしまったかな？」なんて探してしまう方は是非、試してみてくださいね。
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